MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Đảm bảo hoạt động hành chính và cơ sở vật chất của công ty vận hành ổn định, hiệu quả; hỗ trợ nhân viên và các phòng ban trong quá trình làm việc. Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý không gian làm việc, tài sản, hậu cần, mua sắm và phối hợp với HR trong các hoạt động dịch vụ nội bộ nhằm nâng cao trải nghiệm nhân sự.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Quản lý cơ sở vật chất

• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất văn phòng (điện, nước, điều hòa, bàn ghế, phòng họp…).
• Phối hợp nhà cung cấp xử lý sửa chữa, bảo trì định kỳ và đột xuất.
• Đảm bảo môi trường làm việc sạch đẹp, an toàn, đúng tiêu chuẩn.

2. Quản lý tài sản

• Quản lý danh mục tài sản công ty: cập nhật, theo dõi nhập - xuất - tồn, tình trạng sử dụng.
• Kiểm kê định kỳ, báo cáo chênh lệch và đề xuất thay thế, bảo trì.
• Hỗ trợ thủ tục bàn giao, thu hồi tài sản khi nhân sự onboarding, offboarding.

3. Quản lý không gian làm việc

• Quản lý sơ đồ chỗ ngồi, điều phối vị trí làm việc theo tình hình nhân sự.
• Chuẩn bị chỗ làm cho nhân viên mới, tối ưu hóa không gian khi công ty mở rộng.
• Đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, thân thiện.

4. Quản lý hàng tồn kho

• Quản lý kho vật tư hành chính (văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao…).
• Theo dõi xuất - nhập - tồn, đặt hàng kịp thời, kiểm soát mức tồn kho tối ưu.
• Đảm bảo cung ứng đầy đủ cho các phòng ban.

5. Quản lý mua sắm cho hành chính – văn phòng

• Chịu trách nhiệm mua sắm các vật tư, thiết bị và dịch vụ phục vụ hoạt động hành chính, văn phòng (như văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,..).
• Tiếp nhận yêu cầu, khảo sát nhà cung cấp, lấy báo giá và đề xuất lựa chọn phù hợp theo quy định công ty.
• Theo dõi tiến độ giao hàng, nghiệm thu và phối hợp thanh toán đúng hạn.

6. Đảm bảo nghiệp vụ lễ tân/tiếp đón

• Hỗ trợ triển khai các nghiệp vụ lễ tân: tiếp đón khách, nhận - gửi bưu phẩm.
• Giao tiếp lịch thiệp, chuyên nghiệp, đảm bảo trải nghiệm tốt cho nhân sự, học viên và khách hàng khi đến công ty.

7. Quản lý và cấp phát đồng phục, công cụ làm việc

• Theo dõi số lượng, kích cỡ đồng phục; đặt may bổ sung; cấp phát cho nhân sự mới.
• Quản lý các công cụ làm việc (thẻ nhân viên, phụ kiện văn phòng…).

8. Quản lý hậu cần, vận chuyển

• Sắp xếp phương tiện giao nhận, vận chuyển tài liệu/hàng hóa.
• Điều phối các nhu cầu di chuyển nội bộ khi có yêu cầu (họp, sự kiện…).
• Làm việc với đơn vị vận chuyển, theo dõi chi phí và chất lượng dịch vụ.

9. Quản lý thanh toán chi phí hành chính hàng tháng

• Tổng hợp và chuẩn bị hồ sơ thanh toán các chi phí: văn phòng phẩm, nước uống, internet, vệ sinh, vận chuyển, bảo trì…
• Đối soát hóa đơn – chứng từ; làm việc với bộ phận Kế toán.
• Theo dõi và báo cáo chi phí hành chính hằng tháng.

10. Các công việc khác theo sự phân công của quản lý.

YÊU CẦU

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.
• Từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính/ Admin hoặc tương đương.
• Am hiểu hoạt động quản trị văn phòng, quản lý tài sản, cơ sở vật chất, mua sắm và kiểm soát tồn kho.
• Customer service mindset: tinh thần hỗ trợ nội bộ, giao tiếp tích cực, xử lý công việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp.
• Thành thạo MS Office/Google Workspace; ưu tiên ứng viên đã sử dụng các hệ thống quản lý như Base, phần mềm quản lý tài sản, hệ thống ticket nội bộ hoặc các công cụ quản trị vận hành văn phòng.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp, theo dõi và điều phối công việc tốt.
• Cẩn thận, trách nhiệm, trung thực và linh hoạt trong xử lý tình huống.

QUYỀN LỢI

• Thu nhập 10-12 triệu/ tháng, bao gồm lương cứng + thưởng hiệu quả công việc.
• Tháng lương thứ 13 cố định.
• Xét điều chỉnh thu nhập định kỳ theo chính sách nhân sự.
• Chính sách ứng lương cho nhân viên chính thức, tối đa 50% lương.
• Tham gia đầy đủ BHXH theo quy định của Luật Lao động.
• Chế độ nghỉ phép:12 ngày phép/năm, tăng theo thâm niên; nghỉ lễ theo quy định Nhà nước; nghỉ sinh nhật hưởng lương ½ ngày.
• Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6.
• Các chế độ phúc lợi: thưởng sinh nhật, thưởng thâm niên, quà lễ (8/3, 1/6, Trung thu...).
• Môi trường làm việc trẻ trung, chuyên nghiệp, đề cao tính chủ động, sáng tạo và tinh thần học hỏi.
• Chính sách ưu đãi học phí cho nhân viên tham gia các chương trình đào tạo tại SAPP.
• Chính sách hỗ trợ học và thi các chứng chỉ chuyên môn cho cá nhân và bộ phận.
• Tham gia các chương trình đào tạo nội bộ và bên ngoài nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm.
• Hoạt động team building, du lịch định kỳ tại các resort 4–5 sao.